第一章 总则

第一条 为了进一步健全我校学生资助工作档案归档工作，保证应归档文件的齐全完整，确保个人信息安全，提高工作效率和工作质量，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法规，结合我校学生资助工作，特制定本办法。

第二条 本办法所称学生资助档案，是指学生资助部门在办理学生资助业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条 学生工作部（学生处）学生资助管理中心和各学院（部）学生工作办公室作为校级和院级学生资助业务档案保管单位，应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第二章 档案管理机构人员及职责

第四条 我校学生资助工作档案（以下简称“资助档案”）管理由学校学生资助工作领导小组全面负责，学生工作部（学生处）学生资助管理中心（以下简称“学生资助管理中心”）具体实施，各学院（部）学生工作办公室安排专人主管。

第五条 学生资助管理中心职责：负责校级学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作，帮助、指导和检查各学院（部）建档工作。

第六条 各学院（部）职责：按照本办法及实施细则开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；指定本学院（部）的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助部门其他意见。

第三章 档案建档和归档要求

第七条 学生资助管理中心建档和归档的要求。

（一）学生资助管理中心根据具体情况，建立与健全文件材料的形成、积累和归档制度，对办理完毕应归档的文件实行集中管理；

（二）学生资助管理中心应按归档要求检查归档文件材料，并将办理完毕应归档的文件随时进行收集归档、定时清理核对。各种有关学生资助工作的会议文件及内部文件要随时收集归档，保证应归档材料的完整、齐全；

（三）学生资助管理中心要对学生资助工作形成的电子文件进行存档，并分类管理，按学年将电子档案归档保存；

（四）归档文件整理及质量要求根据《国家档案局关于发布档案行业标准<归档文件整理规则>的通知》(档发〔2015〕6号)实行。

第四章 档案的保管与使用

第八条 资助档案管理实行单独管理的原则。资助档案应在专门设立的学生档案室集中保管，学生资助管理中心应指定专门的工作人员负档案管理工作。

第九条 资助档案的保管应严格遵守国家及学校有关档案管理的安全规定。

第十条 因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定：

（一）经学院（部）党组织书记批准，班导师、辅导员可查阅本学院（部）学生档案，其他人未经批准不得查阅资助档案。

（二）查阅资助档案应在档案室进行，并按规定履行登记手续。

（三）学生个人不得查阅他人档案。

（四）查阅资助档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。

（五）查阅学生档案时，不得擅自复制学生档案材料；确因工作需要的，经学院党组织书记、档案管理部门负责人批准，方可复印。

第十一条 学生档案一律不得借出。如确需借出使用，需经学生所在学院党组织书记、档案管理部门负责人批准后方可办理借阅手续。

第十二条 学生资助管理中心工作人员调整工作岗位或离职时，应认真做好档案交接工作，个人不得擅自带走或随意销毁档案材料。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十三条 每学年应对档案进行一次鉴定，根据相关规定和学生工作实际，对保存期满的档案进行鉴定，提出销毁以及对档案的保管期限进行调整的意见。

第十四条 档案鉴定工作程序：由学生资助管理中心对保管期满的档案进行初步鉴定，提出鉴定意见，交学校学生资助工作领导小组审定。经过审定为销毁的档案打包后移交机要科进行销毁。

第十五条 档案销毁的工作由学生资助管理中心负责，应制定两人以上进行，认真核对销毁的档案和清册，并注明销毁的方式与日期。

第六章 附则

第十六条 我校学生资助工作档案采取两级管理模式，各学院（部）须建立完善学院（部）资助档案的管理制度。

第十七条 本办法同时印发《五邑大学学生资助工作文件材料归档和保存期限》。

第十八条 本办法由五邑大学学生工作部（学生处）负责解释。

第十九条 本办法至印发之日起实施。